Quản lý tài chính là một khía cạnh vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên công việc này lại không hề dễ dàng, đặc biệt là khi nhà quản trị phải đối mặt với hàng loạt số liệu và thông tin phức tạp. Vì vậy để giúp doanh nghiệp nắm bắt và kiểm soát tình hình tài chính hiệu quả, trong bài viết này hãy cùng 1Office tìm hiểu 6 file Excel quản lý tài chính doanh nghiệp đầy đủ nhất 2023 nhé!
Ưu nhược điểm của việc sử dụng file Excel quản lý thu chi
Tiết kiệm chi phí: Sử dụng Excel để quản lý thu chi là rất tiết kiệm chi phí so với việc sử dụng phần mềm quản lý tài chính chuyên nghiệp.
Có thể tùy chỉnh: Excel cho phép người dùng tùy chỉnh các bảng tính và biểu đồ theo nhu cầu của mình.
Dễ dàng chia sẻ: Với các bảng tính và biểu đồ cho thành viên trong doanh nghiệp một cách dễ dàng.
Không an toàn và bảo mật: Excel không có tính năng bảo mật cao, nên dễ bị tấn công bởi các mã độc và virus.
Không phù hợp với doanh nghiệp lớn: Khi doanh nghiệp lớn, việc quản lý thu chi bằng Excel sẽ trở nên phức tạp và khó khăn hơn.
Không có tính năng tự động: Việc quản lý thu chi bằng Excel yêu cầu người dùng phải nhập liệu và tính toán thủ công, không có tính năng tự động như các phần mềm quản lý tài chính chuyên nghiệp.
Tóm lại, việc sử dụng file Excel để quản lý thu chi trong doanh nghiệp còn nhiều điểm hạn chế và mang lại rủi ro cao nếu không quản lý file thật chặt chẽ. Tùy thuộc vào nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp mà sẽ có phương án quản lý phù hợp khác như sử dụng phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp.
Thiết lập nguồn dự trữ tài chính
Quản lý tài chính hiệu quả bao gồm việc thiết lập một nguồn dự trữ tài chính thông minh. Đây là yếu tố quan trọng để đối phó với các tình huống khẩn cấp hoặc không mong muốn, chẳng hạn như sự cố về tài chính hoặc mất mát doanh thu. Doanh nghiệp cần xác định mức dự trữ tài chính phù hợp để đảm bảo hoạt động bình thường của doanh nghiệp và giữ vững sự ổn định tài chính.
Mẫu báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Bảng lưu chuyển tiền tệ cung cấp thông tin về dòng tiền và biến động tiền mặt của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Báo cáo này giúp người đọc hiểu rõ hơn về nguồn gốc và sử dụng của tiền mặt trong hoạt động kinh doanh, đầu tư và tài chính của doanh nghiệp. Gồm các cột thông tin như:
Nội dung cơ bản của một file Excel quản trị tài chính
Một file quản lý tài chính doanh nghiệp bằng Excel sẽ bao gồm các thông tin và số liệu liên quan đến việc quản lý và báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Bao gồm:
Tuy nhiên, nội dung của mỗi file Excel quản trị tài chính có thể được tùy chỉnh và bổ sung những thông tin phù hợp với yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Cách xác định các loại chi phí trong doanh nghiệp
Việc theo dõi và kiểm soát các loại chi phí trong doanh nghiệp giúp nhà lãnh đạo đảm bảo rằng nguồn lực được sử dụng một cách hiệu quả và đạt được lợi nhuận cao nhất. Dưới đây là danh sách 5 loại chi phí cố định này:
Áp dụng công nghệ vào quản trị
Việc sử dụng công nghệ – phần mềm quản lý tài chính là một giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu công việc thủ công. Phần mềm giúp phòng kế toán tự động hóa các nhiệm vụ tài chính, tạo ra báo cáo tự động và cung cấp thông tin tài chính chính xác và nhanh chóng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và năng lượng đồng thời giảm thiểu tối đa sai sót và tăng tính chính xác trong quản lý tài chính.
Phân tích các khoản chi tiêu thực tế
Đây là một yếu tố quan trọng giúp nhà quản trị phân tích và kiểm tra các khoản chi tiêu thực tế của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xem xét chi tiết từng khoản chi phí và xác định những khoản chi tiêu không cần thiết hoặc có thể được cắt giảm. Đây không chỉ là trách nghiệm của bộ phận kế toán mà tất cả phòng ban trong tổ chức đều cần xem xét các khoản tiền thuê, chi phí quảng cáo, lương bổng và các khoản chi khác để đưa ra phương án và chủ động hơn trong việc quản lý tài chính.
Lập kế hoạch tài chính rõ ràng
Đây là quá trình tìm hiểu, phân tích và xác định các mức chi phí dựa trên các tiêu chuẩn, dữ liệu và chiến lược của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu tài chính, dự phòng và lợi nhuận mong muốn bằng những con số cụ thể đồng thời lập kế hoạch ngân sách hàng tháng, quý và năm để theo dõi và đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Từ đó giúp nhà lãnh đạo kiểm soát tài chính hiệu quả, đảm bảo rằng các khoản chi phí được quản lý và sử dụng một cách cân nhắc và hợp lý.
Giải pháp quản lý tài chính doanh nghiệp 1Office
1Office là một giải pháp quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả, với những tính năng và công cụ hỗ trợ quan trọng như số hoá công nợ, tạo công nợ trực tiếp, cảnh báo thông minh và liên kết công nợ với các đơn hàng, hợp đồng, báo giá giúp cho nhà quản lý nắm bắt và kiểm soát tình hình tài chính một cách hiệu quả nhất. Một số tính năng nổi bật của phần mềm như:
Số hoá công nợ: 1Office cho phép số hoá toàn bộ thông tin về công nợ của doanh nghiệp, giúp tránh tình trạng nhầm lẫn số liệu do việc lưu trữ thủ công hoặc lưu trữ bằng file Excel.
Tạo công nợ trực tiếp: Giải pháp này cung cấp các bước được cài đặt sẵn để tạo công nợ từ thông tin khách hàng, hợp đồng và báo giá giúp quá trình tạo công nợ trở nên nhanh chóng và chính xác.
Cảnh báo thông minh: Nhắc nhở về các hạn kê khai, nộp thuế, tình trạng tồn kho vật tư và hàng hóa, thu hồi nợ và thanh toán hóa đơn. Điều này giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình và đảm bảo không bỏ sót các công việc quan trọng.
Liên kết công nợ: Phần mềm 1Office liên kết công nợ trực tiếp với đơn hàng, hợp đồng, báo giá và các thông tin khác, giúp tránh tình trạng mất hay sai sót số liệu công nợ. Điều này tạo tính liên kết và hiệu quả trong quản lý toàn diện doanh nghiệp.
Nhận bản demo dùng thử miễn phí
Với các tính năng trên, 1Office không những có thể thay thế file Excel quản lý tài chính doanh nghiệp mà còn giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao độ chính xác. Hãy liên hệ ngay với 1Office để được tư vấn dùng thử phần mềm miễn phí:
Chính phủ đang xây dựng giải pháp chính sách hỗ trợ khu vực doanh nghiệp vừa và nhỏ gia nhập thị trường, đủ khả năng cạnh tranh, tồn tại bền vững trong hội nhập, tham gia được vào chuỗi giá trị toàn cầu trong giai đoạn 2016 - 2020 và những năm tiếp theo; để khu vực doanh nghiệp này trở thành một trong những động lực, trụ cột tăng trưởng của nền kinh tế.
Trước đó, Thủ tướng Chính phủ nhận được chất vấn của Đại biểu Quốc hội Nguyễn Ngọc Bảo, Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh Vĩnh Phúc: "Để hội nhập và phát triển kinh tế trong những năm tiếp theo, doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm tới 90%. Như vậy, đây là một tư tưởng sản xuất rất lớn, ảnh hưởng rất lớn của xã hội. Vậy, kính mong Thủ tướng sớm ra được Luật doanh nghiệp vừa và nhỏ, Chính phủ có kế hoạch để phát triển hỗ trợ cho doanh nghiệp trong 5 năm tới 2016 - 2020. Luật doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng rất cần thiết ra sớm trong giai đoạn tới để phục vụ hội nhập kinh tế - xã hội."
Trả lời chất vấn trên, Thủ tướng Chính phủ cho biết, doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm trên 95% số lượng doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng, là một trong những động lực tăng trưởng của nền kinh tế các quốc gia trên thế giới. Các quốc gia đều ban hành các Luật, chính sách hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ tại thời điểm phù hợp với điều kiện của nền kinh tế, trình độ, quy mô và khả năng phát triển của khu vực doanh nghiệp này.
Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của khu vực doanh nghiệp vừa và nhỏ, thời gian qua Chính phủ đã có nhiều nỗ lực trong việc xây dựng, hoàn thiện môi trường kinh doanh thuận lợi cho doanh nghiệp trong nước, trong đó có doanh nghiệp vừa và nhỏ như việc trình Quốc hội thông qua Luật doanh nghiệp, Luật đầu tư năm 2014. Chính phủ đã ban hành và chỉ đạo thực hiện nhiều chính sách hỗ trợ riêng cho khu vực doanh nghiệp này như Nghị định số 90/2001/NĐ-CP ngày 23/11/2001 của Chính phủ về trợ giúp phát triển doanh nghiệp nhỏ và vừa; Nghị định số 56/2009/NĐ-CP ngày 30/6/2009 của Chính phủ về trợ giúp phát triển doanh nghiệp nhỏ và vừa; Chương trình đào tạo nguồn nhân lực cho doanh nghiệp nhỏ và vừa; Quỹ bảo lãnh doanh nghiệp nhỏ và vừa; Quỹ hỗ trợ phát triển doanh nghiệp nhỏ và vừa; Kế hoạch phát triển doanh nghiệp nhỏ và vừa giai đoạn 2006-2010, 2011-2015; chuẩn bị ban hành Kế hoạch phát triển doanh nghiệp nhỏ và vừa giai đoạn 2016-2020… trong đó có nhiệm vụ xây dựng dự án Luật hỗ trợ phát triển doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Tại Kỳ họp thứ 9, Chính phủ đã trình Quốc hội thông qua Nghị quyết số 89/2015/QH13 ngày 09/6/2015 về điều chỉnh Chương trình xây dựng luật, pháp lệnh nhiệm kỳ Quốc hội khóa XIII, năm 2015 và Chương trình xây dựng luật, pháp lệnh năm 2016, theo đó, dự án Luật hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ được Quốc hội cho ý kiến tại Kỳ họp thứ 2, Quốc hội khóa XIV (dự kiến tháng 10/2016). Căn cứ Nghị quyết của Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 1273/QĐ-TTg ngày 07/8/2015, phân công Bộ Kế hoạch và Đầu tư là cơ quan chủ trì soạn thảo dự án luật này, trình Chính phủ tháng 07/2016. Hiện nay, Bộ Kế hoạch và Đầu tư đang khẩn trương tiến hành việc xây dựng dự án Luật này để Chính phủ trình Quốc hội thông qua.
Về chủ trương và mục tiêu xây dựng dự án Luật này, Chính phủ nhận định rằng, với điều kiện hiện nay, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có quy mô và năng lực còn hạn chế, khả năng liên kết chưa cao, nguồn lực hỗ trợ của Nhà nước có hạn, dự án Luật này cần thiết lập hệ thống các giải pháp chính sách toàn diện xuất phát từ nhu cầu thực sự của khu vực doanh nghiệp này. Từ đó xây dựng các chính sách hỗ trợ cụ thể, có trọng tâm, thiết thực, hiệu quả, khơi thông các rào cản, hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ khởi nghiệp, phát triển sáng tạo, tự chủ; khơi dậy tiềm năng phát triển của hàng triệu hộ kinh doanh hiện nay tham gia vào khu vực doanh nghiệp này. Đây là giải pháp chính sách có tầm nhìn, hỗ trợ khu vực doanh nghiệp vừa và nhỏ gia nhập thị trường, đủ khả năng cạnh tranh, tồn tại bền vững trong hội nhập, tham gia được vào chuỗi giá trị toàn cầu trong giai đoạn 2016 - 2020 và những năm tiếp theo; để khu vực doanh nghiệp này trở thành một trong những động lực, trụ cột tăng trưởng của nền kinh tế.
